京政发〔1983〕35号
各区、县人民政府，市政府各委、办、局：
现将《国务院关于一份国务院文件周转情况的通报》和《国务院办公厅关于批转山东省人民政府办公厅办理国务院文件情况报告的通知》转发给你们。
为了改进文件审批工作，提高机关工作质量和效率，市人民政府办公厅曾以京政办发〔1981〕33号文件、京政办发〔1981〕51号文件、京政办发〔1982〕48号文件做过若干规定，对于及时办理各种文电，防止压误、漏办，收到一定成效。但是，我们有不少文件处理效率甚低。据一九八二年统计，转发一份国务院文件，平均要四十天。有的文件周转半年发不出去，有的同志将文件积压两个多月不作审批。为了有效地改变这种状况，切实提高工作效率，特再重新印发上述三个文件，并重申和补充以下规定，请认真遵照执行。
一、市政府收到的国务院文件，由办公厅主管公文处理的主任注批，而后送主管领导同志批示。同时分送其他领导同志和部门。一般文件，应在文到之后二十四小时内送出；急件，文到之后，应立即送批；特急件，要坐等批示。
二、各单位对全文登报的国务院文件和收到办公厅分发的国务院文件，不要等待市政府行文转发才执行；主管部门认为需要请示市政府的，应迅速提出贯彻执行意见；认为需要转发的，一般文件应在一周之内，急件应在三天之内代市政府草拟转发文稿送请主管副市长审核。如有关部门不能很快拟定贯彻执行意见，而又急需下达原件时，可以经主管副市长批准先翻印，再发贯彻意见。
三、国务院文件，凡是市政府领导同志已开会布置贯彻，或已全文登报，不需要再加按语的，一般的均不再转发，可登市政府公报。
凡根据国务院文件精神，市政府已发文件贯彻执行的，一般均不再转发原件。
根据工作需要，经市政府办公厅批准，不加按语翻印或复印的国务院文件，必需在文件上注明翻印或复印的机关名称。
凡需要由市政府转发、翻印下去的国务院文件，一般的主送范围为区、县政府，市政府各委、办、局(含局级企事业单位)；抄送市、区、县党政部门、市级司法检察机关、群众团体、部队。根据文件内容，需要直接发给公社(乡政府)、街道办事处以及区、县、局所属的行政单位和建立基层党委的企业、事业单位的，则由办公厅一次印发。
四、市人民政府责成办公厅对各级领导、各部门办理和贯彻执行国务院文件的情况及时了解和催办。凡是要求限期向国务院报告执行情况的，有关业务主管部门应按时代市政府起草报告文稿，一般应在国务院限期到达之前半个月送请主管副市长审核。
五、各单位领导应及时审批文件，加强对文书处理工作的领导，充实文书处理人员，建立健全岗位责任制，制定文书处理的具体办法，改进工作方法和工作作风，提高处理文件的效率和质量。因积压文件而延误工作的部门和个人，应根据情节轻重、问题性质，给予批评教育，直至行政处分。
国务院关于一份国务院文件周转情况的通报
国发〔1982〕158号
各省、市、自治区人民政府，国务院各部委、各直属机构：
今年十月间，广州市一位干部给国务院来信，反映广东省和广州市政府转发国务院国发〔1982〕50号文件，即《国务院批转财政部关于严格财政管理制止乱开减收增支口子的报告》，竟用了六个月时间。对此，赵紫阳总理十月二十九日批示：“请国务院办公厅研究一下，这是一般现象还是个别突出事例？国务院下发文件，各地如何批转，是否有明确规定？从此文中，应得出什么结论，采取什么纠正措施？”同时，万里副总理也作了批示。
国务院办公厅派人到广东做了调查了解，证明来信反映的情况属实。这份文件，国务院三月二十七日发出，广东省政府转发用了七十天，广州市政府再转发又用了一百一十天，到九月底才发到基层。
广东省政府有关部门办理此文的过程是：(一)四月一日，省政府办公厅秘书处收到国务院文件四十份，由综合处提出分送意见和确定主办单位，经办公厅副主任核准，再由保密室登记、装封、发出。共五天。(二)主办单位省财政厅收到文件后，三位厅长批阅四天，然后由办公室召集有关处的干部开会研究贯彻意见，代省府草拟文稿，经两位厅长审核后，打印送省政府办公厅。共十三天。(三)省政府办公厅将文稿转省财办审核。经有关处研究，财办副主任核阅，退回省政府办公厅，共十三天(四)省政府办公厅综合处对文稿进行修改，排出大样，送分管财贸工作的副秘书长审核。因出差，大样压了十天。等他回来审了大样，送主管副省长签发。共二十一天。(五)再送印刷厂改版，送办公厅主任审核，再改版、校对、签发、付印，至六月十一日印出，共十一天。以上各环节，加上周转中间耽搁的一些时间，整整七十天。
广州市政府办公厅收到省府转发的文件后，分送各单位，并批给财政局主办。市财政局开始认为，市内六个县、六个区都已有了省发的文件，不打算再转发了。于是就在财政局内部(只一份文件)传阅起来。先是有关的五个局长(共十个局长)传阅了八天，接着又批给有关的九个科的科长和主办科员十八人传阅近五十天。到八月十九日，预算科一位科长出差回来看到文件，认为乱开财政口子的问题还没有制止，建议还是以市政府的名义转发一下，以便表明态度，督促检查。他们拟了一个很短的稿子，经局长审核同意，八月二十八日送市府办公厅，又周转了一个月时间。先是秘书处改稿，办公厅主任审核，接着送三位副市长审批。第一位副市长批示同意，第二位副市长提出一点修改意见，办公厅和财政局一层层商量、修改，又周转十多天。第三位副市长当时不在，三天后回来批示同意发，但又批要送另一位常务副市长阅。这第四位副市长外出开会，五天后回来批了两个字“已阅”。文件印出时已是九月二十九日，离国务院发文已经过了一百八十多天了。
这件事在广东虽属个别突出事例，但却集中地反映了机关层次多、环节多、领导干部多所造成的弊病，同时和机关工作作风、工作方法也有很大关系。广东省和广州市政府办公厅对此做了认真检查，并研究了改进措施。
国务院办公厅还派人到山东、湖南做了一些调查了解。同是转发国务院〔1982〕50号文件，三省的做法就各有不同。山东省政府认为是急件，收到文件的第二天就召开了电话会议，先把精神传达下去；接着在三月三十一日把文件翻印发到县以上机关和企事业单位；五月五日，正式以省政府名义发出贯彻执行的文件。湖南省政府四月一日收到文件，当日分送省有关领导同志，并批给省财政厅主办，十三天时间就把文件及省的贯彻意见印发到县。而广东省政府则用了七十天才转发到市、县。这说明，要提高工作效率，除了需要解决层次多、环节多、领导干部多等问题外，还需要在工作作风、工作方法上大力改进。
目前全国人民正在努力开创各项事业的新局面，国务院要求，作为上层建筑的各级国家机关，必须适应新的形势，认真改进工作。国务院办公厅要带头提高办事效率，并按照赵紫阳总理的批示，提出改进办文措施。各省、市、自治区政府和国家机关各部门，都要结合机构改革，认真改变作风，改进工作方法，提高办事效率，努力开创机关工作的新局面。
国务院
一九八二年十二月二十五日
国务院办公厅关于批转山东省人民政府办公厅办理国务院文件情况报告的通知
国办发〔1983〕1号
各省、市、自治区人民政府，国务院各部委、各直属机构：
现将山东省人民政府办公厅《关于国务院文件办理情况的报告》转发给你们，供参阅。他们这种认真负责、讲究效率、不断研究改进工作的精神，很值得提倡。希望各地区、各部门，都要结合机构改革，认真研究提高办事效率、改进工作作风、克服官僚主义的问题，努力开创机关工作的新局面。
国务院办公厅
一九八三年一月一日
关于国务院文件办理情况的报告
国务院办公厅：
我省自一九七八年开始，由省政府办公厅批办国务院文件(原由省委办公厅批办)。几年来，由于省委、省府领导同志的重视和具体指导，在对国务院文件的批办工作方面，初步建立健全了规章制度，保证了国务院文件能及时传达贯彻。现将情况报告如下：
一、领导重视，亲自过问，具体指导。我省省委、省府主要负责同志，对国务院文件的办理情况，一直很重视，要求比较严格。省委第一书记多次批示，要求做到认真办理，定期检查。一九七九年八月，主持省府全面工作的副省长亲自召集办公厅和秘书处的负责同志开会，听取关于国务院文件办理情况的汇报，并做了指示。省政府办公厅当即召开省直各厅局分管文电工作的负责人和办公室主任会议，研究国务院文件的办理问题。会议确定，对国务院文件都要做为急件办理。
二、总结经验，确定专人负责办理国务院文件。省政府办公厅在批办国务院文件的初期，由于规章制度不健全，催办不及时，也曾出现过文件办理时间过长，甚至发生积压文件的现象。如国发〔1977〕101号《国务院批转中国社会科学院、中国科学院、国家地震局关于汇编出版中国地震历史资料的请示报告》，要求一九七八年六月底以前将资料上报。但因主办部门的经办人外出，将文件压在抽屉里，又无人催办，致使文件超过规定的上报时间，压文达十个月之久。对此，省府领导同志严肃批评了主办部门，主办部门向省府写了检查报告。办公厅也认真总结了没有及时催办的教训，决定在人手不足的情况下，确定一人专管国务院文件的办理，从而有了逐步的改进。
三、逐步建立健全了一套办文制度。在国务院文件实行专人办理后，我们又相继建立了包括文件的分发、批办、翻印、催办、清退等环节的一套规章制度。(一)文件的分发(略)。(二)文件的批办。收到国务院文件后，先由办理文件的同志提出拟办意见，送秘书长阅批(秘书长不在时，由办公厅主任批办)。根据秘书长或厅主任批注的意见，组织办理。基本做到了当天收文，当天批办，当天分发。(三)文件的翻印。省府确定，凡是需要各级政府或各企事业单位贯彻执行的，都要立即原样翻印下发，使下边都能及时看到文件，尽早贯彻执行。翻印下发的时间最迟不超过三天。急件突击印发，一般不超过一天。翻印下发的范围分地师级和县团级。地师级发各行署、市政府和省直各部门。县团级发各县政府和县以上厂矿企事业单位。发济南军区和山东省军区的文件，除国务院已有规定的外，均按固定份数发给。(四)文件的催办。在国务院文件中约有百分之七十左右，需要结合本省情况提出贯彻意见。要求由主办部门代省府拟稿，形成文件，由省府下达。有的经省府审阅同意后，由部门发文，也有的通过召开全省专业性会议进行传达贯彻。对其它不需要搞贯彻意见的文件，由省府明确牵头部门，具体组织贯彻实施。为了加快文件的办理，从一九七八年下半年，建立了催办制度。催办形式有两种，一是电话催办；一是发催办单催办。每次催办都作记录。若是急件，则要求限期完成。此外，还规定每季度都要将文件办理情况向省委、省府负责同志汇综简报一次。半年和年终检查总结一次。(五)文件的清退。一九七九年规定，各地、市、县和省直各部门，每个文件留存二份，其余的都退省府统一监销。经过实践，觉这种种办法尚有不足之处。一是各地市县每年都要派车来省退文件，耗费人力、物力太大；二是不利于工作。特别是一些法规、条例，以及其他需要长期贯彻执行的文件，如果一年就全清退销毁了，会影响使用。因此，从一九八○年改为除了机密文件按规定清退外，其他的文件由各地、市、县、省直各部门自行妥善保管和销毁。但每年要将情况向省政府办公厅报告一次。
今年一至十月，国务院发我省国务院文件一百五十一件(含国务院、中央军委文件)。其中需要提出贯彻意见，应该办理的一百零九件。现已办结的一百件，正在办的九件。因问题复杂，涉及面广，办理时间超过两个月的有二件。收到国务院办公厅文件四十件，其中需要办的十八件，已办结的十七件。收到国函和国办函三十二件，现都已办完。收到国阅和参阅文件十二件，都已做了处理。
几年来，我们对国务院文件的办理工作方面，虽然建立了一些制度，做了些工作，但距形势发展的要求有很大差距。有些文件的办理时间较长，部门之间互相推诿、互相扯皮的现象也时有发生。再是文件下发后的贯彻执行情况，还缺乏及时地检查了解。这些问题，都需要结合机构改革，进一步研究解决。
以上报告如有不当，请指示。
山东省人民政府办公厅
一九八二年十一月十七日