京司發〔2016〕98號
各區司法局、市法律援助中心：
《北京市法律援助檔案管理規定》已經2016年12月12日市司法局第26次局長辦公會討論通過，現印發給你們，請認真學習並遵照執行。
北京市司法局
2016年12月13日
北京市法律援助檔案管理規定
第一章 總 則
第一條 為了規範管理和科學利用法律援助業務檔案，依據國家有關法律、法規、規章，結合本市法律援助工作實際，制定本規定。
第二條 法律援助機構應當加強業務檔案管理，提供檔案歸檔、管理工作必需的設施和用房，確定專職或兼職檔案管理人員。
司法行政機關應當加強對法律援助機構檔案工作的檢查、監督、指導，並將工作情況納入法律援助工作考核範圍。
第三條 法律援助人員承辦法律援助事項形成的文字材料，應當按照本規定的要求立卷歸檔。
第四條 法律援助業務檔案按照年度和一案一卷、一卷一號原則立卷。跨年度業務，應在辦結年立卷歸檔。
刑事、民事、行政法律援助案件委託階段發生改變的，案件另行編號，另行立卷。
兩位以上法律援助人員共同承辦同一案件的，僅立一卷。
第五條 法律援助業務檔案包括申請審批檔案和承辦檔案。
法律援助機構負責申請審批檔案的立卷，審查法律援助人員提交的承辦檔案立卷材料。
申請審批檔案和承辦檔案由法律援助機構合併歸檔。
第六條 法律援助機構應實行法律援助業務檔案電子化管理。卷宗在歸檔之前要掃描備份。
法律援助業務檔案與法律援助資訊管理系統錄入的重要資訊應當保持一致。
法律援助業務檔案中的文書應當使用司法部規定的法律援助文書格式。
第二章 立卷歸檔順序
第七條 法律援助業務檔案應當按照案卷封面、卷內目錄、案卷材料、卷底的順序排列。
案卷材料應當按照法律援助工作程式、案件辦理程式或時間順序排列。
第八條 對於申請的案件，法律援助機構應當按照下列順序立卷歸檔：
(一)法律援助申請表；
(二)身份證或者其他有效的身份證明複印件，他人代理申請的，需提交法律援助申請委託書和代理人身份或者資質證明；
(三)法律援助申請人經濟狀況證明表；
(四)與所申請法律援助事項有關的材料；
(五)法律援助審批表；
(六)給予法律援助決定書或者不予法律援助決定書的存根；
(七)法律援助公函的存根；
(八)承辦人員提交的案卷材料；
(九)其他應當立卷歸檔的材料。
屬於公安機關、檢察機關、人民法院轉交犯罪嫌疑人、被告人法律援助申請的案件，還應當將公安機關、檢察機關、人民法院轉交函入卷。
第九條 申請人因對法律援助機構作出的不予法律援助決定書有異議，並向司法行政機關提出的，除按照第八條(一)至(六)項順序立卷，且應當包括以下材料：
(一)復查申請書；
(二)司法行政部門審查決定；
(三)送達回證。
第十條 對於通知辯護的案件，法律援助機構應當按照下列順序立卷歸檔：
(一)通知辯護公函；
(二)法律援助公函的存根；
(三)承辦人員提交的案卷材料；
(四)其他應當立卷歸檔的材料。
第十一條 承辦人員承辦民事法律援助案件的，案卷材料應當按照下列順序立卷：
(一)指派通知書；
(二)委託代理/辯護協議；
(三)起訴書、上訴書或答辯書；
(四)閱卷筆錄；
(五)談話筆錄；
(六)證據材料；
(七)訴訟保全申請書、證據保全申請書、先行給付申請書和法院裁定書；
(八)集體討論記錄；
(九)出庭通知書；
(十)庭審筆錄；
(十一)代理詞；
(十二)判決書、裁定書、調解書等法律文書；
(十三)法律援助案件承辦情況通報/報告記錄；
(十四)結案報告表。
第十二條 承辦人員承辦刑事法律援助案件的，案卷材料應當按照下列順序立卷：
(一)指派通知書；
(二)委託代理/辯護協議；
(三)閱卷筆錄；
(四)會見筆錄；
(五)證據材料；
(六)集體討論記錄；
(七)羈押通知書、起訴書等證明案件正處於刑事訴訟中的法律文書；
(八)辯護詞、代理詞或者提供法律幫助的材料文書；
(九)出庭通知書；
(十)庭審筆錄；
(十一)起訴書、判決書、裁定書、和解調解書或者體現法律幫助效果的法律文書；
(十二)法律援助案件承辦情況通報/報告記錄；
(十三)結案報告表。
第十三條 承辦人員承辦非訴訟法律援助案件的，案卷材料應當按照下列順序立卷：
(一)指派通知書；
(二)委託代理/辯護協議；
(三)談話筆錄；
(四)委託人提供的證據材料；
(五)調查材料；
(六)調解協議書、調查結論、承辦人員出具的法律意見或草擬的法律文書、辦理具體法律事務活動的記錄等；
(七)結案報告表。
第十四條 法律援助機構決定終止法律援助的，應當將受援人要求終止法律援助的書面材料或案件處理機構終止法律程式的法律文書、承辦人員關於終止法律援助的報告、終止法律援助決定書的存根及終止法律援助決定書的送達回證歸入申請審批卷中，將法律援助機構作出的終止法律援助公函歸入承辦卷中。
更換法律援助承辦人員的，應當及時辦理案件材料移交手續。
第十五條 仲裁、行政復議、行政訴訟代理承辦卷順序參照民事代理卷順序排列。
第十六條 法律援助機構應當將法律諮詢、代書、案件品質監督形成的材料和補貼發放材料進行立卷歸檔，分別按年度及時間順序排列。補貼發放歸檔材料應當符合財務規定要求。
第十七條 法律援助卷宗檔案編碼應當按照“京+區名首字+〔年度〕+案件類型首字+××號”順序排列。
第十八條 法律援助卷宗封皮由北京市司法局統一格式，全市法律援助機構據此印製使用。
第三章 立卷編目和裝訂
第十九條 法律援助業務檔案一律使用阿拉伯數字逐頁編號，兩面有字的要兩面編頁號。頁號位置正面在右上角，背面在左上角(無內容頁不編號)。
第二十條 立卷人用簽字筆、鋼筆逐頁填寫案卷封面；填寫卷內目錄，內容要整齊，字跡要工整。
第二十一條 有關卷內文書材料的説明材料，應當逐項填寫在備考表內。
第二十二條 卷宗裝訂前要進一步整理。對破損的材料要修補或複製，複製件放在原件後面。對字跡難以辨認的材料應當附上抄件。主要外文材料要翻譯成中文附後。卷面為A4紙大小，窄於或小於卷面的材料，要用紙張加襯底；大於卷面的材料，要按卷面大小折疊整齊。需附卷的信封要打開平放，郵票不要揭掉。文書材料上的金屬物要全部剔除乾淨。
第二十三條 案卷裝訂一律使用棉線繩，三孔釘牢。線上繩活結處需貼上立卷單位封簽，並在騎縫線上加蓋立卷人的姓名章。
第二十四條 一個案件的訴訟文書材料，每卷以不超過二百頁為宜，過多時應當按形成的順序分冊訂卷。
第四章 歸檔和保存
第二十五條 法律援助機構確定的歸檔人員應當自向受援人送達法律援助決定書之日起30日內立卷。
第二十六條 承辦人員應當自法律援助案件結案之日起30日內，按要求向法律援助機構提交立卷材料，辦理結案手續。
法律援助機構應當自收到承辦人員提交的立卷材料之日起30日內進行審查。對於立卷材料齊全的，應當按照規定通過法律援助人員所屬單位向其支付辦案補貼；案件材料不全的，應當及時要求法律援助人員補充。
第二十七條 訴訟、仲裁或者行政復議案件以法律援助人員收到判決書、裁定書、調解書、裁決書、決定書等法律文書原件或者複印件之日為結案日；其他非訴訟法律事務以受援人與對方當事人達成和解、調解協議之日為結案日；無相關文書的，以義務人開始履行義務之日為結案日。法律援助機構終止法律援助的，以法律援助人員所屬單位收到終止法律援助公函之日為結案日。
第二十八條 涉及國家機密和個人隱私的業務案卷應列為密卷，確定密級，在歸檔時應在檔案封面右上角加蓋密卷章。
應當對犯罪的時候不滿十八周歲且被判處五年有期徒刑以下刑罰受援人的業務案卷予以封存。業務案卷被封存的，不得向任何單位和個人提供，但司法機關為辦案需要或者有關單位根據國家規定進行查詢的除外。
第二十九條 隨卷歸檔的錄音帶、錄影帶、光碟等聲像檔案，應在每盤磁帶、光碟等存儲介質上註明當事人的姓名、內容、檔案編號、錄製人、錄製時間等，逐盤登記造冊歸檔。
第三十條 申請審批檔案保管期限為二十年。
承辦檔案的保管期限，依照司法部、國家檔案局制定頒佈的《律師業務檔案管理辦法》《律師業務檔案保管期限表》確定。
申請審批檔案和承辦檔案保管期限要求不一致的，依照本條前兩款相比較長的保管期限確定。
第三十一條 法律援助業務檔案的保管期限，從該項法律援助事務辦結和終止後的下一年起算。
第三十二條 具體法律援助業務檔案保管期限的確定，由承辦法律援助機構工作人員提出意見，經法律援助機構負責人同意後確定。
第三十三條 對超過保管期限的檔案應當定期進行鑒定。鑒定由司法行政機關專業檔案管理人員、法律援助管理機構和法律援助機構負責人組成鑒定小組共同進行。
經鑒定，對仍有保存價值的案卷，應當採取提高保管期限檔次的辦法延長保管期限。對確無保存價值的檔案應登記造冊，連同銷毀報告一併報同級司法行政機關，經書面批准後銷毀。
第三十四條 檔案銷毀由司法行政機關檔案管理部門統一負責。
為防止遺失和泄密，銷毀檔案應由兩人負責監銷，監銷人要在銷毀清冊上簽字。
對擬銷毀的檔案，法律援助機構應當掃描備份，保留電子檔案。
第五章 檔案管理
第三十五條 法律援助機構應建立法律援助業務檔案管理制度，對檔案的收進、移交、保管、利用等情況進行統計，並按規定向有關上級機關報送檔案管理工作基本情況統計表。
第三十六條 電子數據檔案應當符合國家保密法律法規規定單獨存檔，並採用兩種方式備存。
第三十七條 檔案管理人員應熟悉檔案情況，定期對檔案進行檢查和清點，對於破損、蟲蛀、鼠咬、變質、字跡褪色的檔案要及時採取防治措施，並進行修補和複製。
第三十八條 查閱或借閱檔案必須辦理手續，在檔案借閱登記簿註明借閱人姓名、查閱或借閱檔案案號、借閱或查閱日期、歸還日期，並由檔案管理人員簽字。借閱涉密檔案，應經法律援助中心主任簽字批准，並不得帶出檔案室，不得複製和摘錄。
第三十九條 法律援助機構檔案目錄登記簿、檔案收進登記簿、檔案移出登記簿、檔案銷毀登記簿、檔案銷毀批件及檔案檢索卡片列為永久保管。
第四十條 存放法律援助業務檔案的房屋，應當堅實、防火、防盜、防潮、防高溫、防鼠、防蟲、防光、防污染，室內要保持清潔、整齊、通風。
檔案庫房不得存放與檔案無關的物品。嚴禁在檔案庫房內外存放易燃、易爆物品。
第六章 附 則
第四十一條 本規定由北京市司法局負責解釋。
第四十二條 本規定自2017年2月1日起施行。北京市司法局2011年9月19日印發的《北京市法律援助業務檔案立卷歸檔辦法(試行)》(京司發〔2011〕350號)同時廢止。