京政發〔1983〕35號
各區、縣人民政府，市政府各委、辦、局：
現將《國務院關於一份國務院文件周轉情況的通報》和《國務院辦公廳關於批轉山東省人民政府辦公廳辦理國務院文件情況報告的通知》轉發給你們。
為了改進文件審批工作，提高機關工作品質和效率，市人民政府辦公廳曾以京政辦發〔1981〕33號文件、京政辦發〔1981〕51號文件、京政辦發〔1982〕48號文件做過若干規定，對於及時辦理各種文電，防止壓誤、漏辦，收到一定成效。但是，我們有不少文件處理效率甚低。據一九八二年統計，轉發一份國務院文件，平均要四十天。有的文件周轉半年發不出去，有的同志將文件積壓兩個多月不作審批。為了有效地改變這種狀況，切實提高工作效率，特再重新印發上述三個文件，並重申和補充以下規定，請認真遵照執行。
一、市政府收到的國務院文件，由辦公廳主管公文處理的主任注批，而後送主管領導同志批示。同時分送其他領導同志和部門。一般文件，應在文到之後二十四小時內送出；急件，文到之後，應立即送批；特急件，要坐等批示。
二、各單位對全文登報的國務院文件和收到辦公廳分發的國務院文件，不要等待市政府行文轉發才執行；主管部門認為需要請示市政府的，應迅速提出貫徹執行意見；認為需要轉發的，一般文件應在一週之內，急件應在三天之內代市政府草擬轉發文稿送請主管副市長審核。如有關部門不能很快擬定貫徹執行意見，而又急需下達原件時，可以經主管副市長批准先翻印，再發貫徹意見。
三、國務院文件，凡是市政府領導同志已開會佈置貫徹，或已全文登報，不需要再加按語的，一般的均不再轉發，可登市政府公報。
凡根據國務院文件精神，市政府已發文件貫徹執行的，一般均不再轉發原件。
根據工作需要，經市政府辦公廳批准，不加按語翻印或複印的國務院文件，必需在文件上註明翻印或複印的機關名稱。
凡需要由市政府轉發、翻印下去的國務院文件，一般的主送範圍為區、縣政府，市政府各委、辦、局(含局級企事業單位)；抄送市、區、縣黨政部門、市級司法檢察機關、群眾團體、部隊。根據文件內容，需要直接發給公社(鄉政府)、街道辦事處以及區、縣、局所屬的行政單位和建立基層黨委的企業、事業單位的，則由辦公廳一次印發。
四、市人民政府責成辦公廳對各級領導、各部門辦理和貫徹執行國務院文件的情況及時了解和催辦。凡是要求限期向國務院報告執行情況的，有關業務主管部門應按時代市政府起草報告文稿，一般應在國務院限期到達之前半個月送請主管副市長審核。
五、各單位領導應及時審批文件，加強對文書處理工作的領導，充實文書處理人員，建立健全崗位責任制，制定文書處理的具體辦法，改進工作方法和工作作風，提高處理文件的效率和品質。因積壓文件而延誤工作的部門和個人，應根據情節輕重、問題性質，給予批評教育，直至行政處分。
國務院關於一份國務院文件周轉情況的通報
國發〔1982〕158號
各省、市、自治區人民政府，國務院各部委、各直屬機構：
今年十月間，廣州市一位幹部給國務院來信，反映廣東省和廣州市政府轉發國務院國發〔1982〕50號文件，即《國務院批轉財政部關於嚴格財政管理制止亂開減收增支口子的報告》，竟用了六個月時間。對此，趙紫陽總理十月二十九日批示：“請國務院辦公廳研究一下，這是一般現象還是個別突出事例？國務院下發文件，各地如何批轉，是否有明確規定？從此文中，應得出什麼結論，採取什麼糾正措施？”同時，萬里副總理也作了批示。
國務院辦公廳派人到廣東做了調查了解，證明來信反映的情況屬實。這份文件，國務院三月二十七日發出，廣東省政府轉發用了七十天，廣州市政府再轉發又用了一百一十天，到九月底才發到基層。
廣東省政府有關部門辦理此文的過程是：(一)四月一日，省政府辦公廳秘書處收到國務院文件四十份，由綜合處提出分送意見和確定主辦單位，經辦公廳副主任核準，再由保密室登記、裝封、發出。共五天。(二)主辦單位省財政廳收到文件後，三位廳長批閱四天，然後由辦公室召集有關處的幹部開會研究貫徹意見，代省府草擬文稿，經兩位廳長審核後，列印送省政府辦公廳。共十三天。(三)省政府辦公廳將文稿轉省財辦審核。經有關處研究，財辦副主任核閱，退回省政府辦公廳，共十三天(四)省政府辦公廳綜合處對文稿進行修改，排出大樣，送分管財貿工作的副秘書長審核。因出差，大樣壓了十天。等他回來審了大樣，送主管副省長簽發。共二十一天。(五)再送印刷廠改版，送辦公廳主任審核，再改版、校對、簽發、付印，至六月十一日印出，共十一天。以上各環節，加上周轉中間耽擱的一些時間，整整七十天。
廣州市政府辦公廳收到省府轉發的文件後，分送各單位，並批給財政局主辦。市財政局開始認為，市內六個縣、六個區都已有了省發的文件，不打算再轉發了。於是就在財政局內部(只一份文件)傳閱起來。先是有關的五個局長(共十個局長)傳閱了八天，接着又批給有關的九個科的科長和主辦科員十八人傳閱近五十天。到八月十九日，預算科一位科長出差回來看到文件，認為亂開財政口子的問題還沒有制止，建議還是以市政府的名義轉發一下，以便表明態度，督促檢查。他們擬了一個很短的稿子，經局長審核同意，八月二十八日送市政府辦公廳，又周轉了一個月時間。先是秘書處改稿，辦公廳主任審核，接着送三位副市長審批。第一位副市長批示同意，第二位副市長提出一點修改意見，辦公廳和財政局一層層商量、修改，又周轉十多天。第三位副市長當時不在，三天后回來批示同意發，但又批要送另一位常務副市長閱。這第四位副市長外出開會，五天后回來批了兩個字“已閱”。文件印出時已是九月二十九日，離國務院發文已經過了一百八十多天了。
這件事在廣東雖屬個別突出事例，但卻集中地反映了機關層次多、環節多、領導幹部多所造成的弊病，同時和機關工作作風、工作方法也有很大關係。廣東省和廣州市政府辦公廳對此做了認真檢查，並研究了改進措施。
國務院辦公廳還派人到山東、湖南做了一些調查了解。同是轉發國務院〔1982〕50號文件，三省的做法就各有不同。山東省政府認為是急件，收到文件的第二天就召開了電話會議，先把精神傳達下去；接着在三月三十一日把文件翻印發到縣以上機關和企事業單位；五月五日，正式以省政府名義發出貫徹執行的文件。湖南省政府四月一日收到文件，當日分送省有關領導同志，並批給省財政廳主辦，十三天時間就把文件及省的貫徹意見印發到縣。而廣東省政府則用了七十天才轉發到市、縣。這説明，要提高工作效率，除了需要解決層次多、環節多、領導幹部多等問題外，還需要在工作作風、工作方法上大力改進。
目前全國人民正在努力開創各項事業的新局面，國務院要求，作為上層建築的各級國家機關，必須適應新的形勢，認真改進工作。國務院辦公廳要帶頭提高辦事效率，並按照趙紫陽總理的批示，提出改進辦文措施。各省、市、自治區政府和國家機關各部門，都要結合機構改革，認真改變作風，改進工作方法，提高辦事效率，努力開創機關工作的新局面。
國務院
一九八二年十二月二十五日
國務院辦公廳關於批轉山東省人民政府辦公廳辦理國務院文件情況報告的通知
國辦發〔1983〕1號
各省、市、自治區人民政府，國務院各部委、各直屬機構：
現將山東省人民政府辦公廳《關於國務院文件辦理情況的報告》轉發給你們，供參閱。他們這種認真負責、講究效率、不斷研究改進工作的精神，很值得提倡。希望各地區、各部門，都要結合機構改革，認真研究提高辦事效率、改進工作作風、克服官僚主義的問題，努力開創機關工作的新局面。
國務院辦公廳
一九八三年一月一日
關於國務院文件辦理情況的報告
國務院辦公廳：
我省自一九七八年開始，由省政府辦公廳批辦國務院文件(原由省委辦公廳批辦)。幾年來，由於省委、省府領導同志的重視和具體指導，在對國務院文件的批辦工作方面，初步建立健全了規章制度，保證了國務院文件能及時傳達貫徹。現將情況報告如下：
一、領導重視，親自過問，具體指導。我省省委、省府主要負責同志，對國務院文件的辦理情況，一直很重視，要求比較嚴格。省委第一書記多次批示，要求做到認真辦理，定期檢查。一九七九年八月，主持省府全面工作的副省長親自召集辦公廳和秘書處的負責同志開會，聽取關於國務院文件辦理情況的彙報，並做了指示。省政府辦公廳當即召開省直各廳局分管文電工作的負責人和辦公室主任會議，研究國務院文件的辦理問題。會議確定，對國務院文件都要做為急件辦理。
二、總結經驗，確定專人負責辦理國務院文件。省政府辦公廳在批辦國務院文件的初期，由於規章制度不健全，催辦不及時，也曾出現過文件辦理時間過長，甚至發生積壓文件的現象。如國發〔1977〕101號《國務院批轉中國社會科學院、中國科學院、國家地震局關於彙編出版中國地震歷史資料的請示報告》，要求一九七八年六月底以前將資料上報。但因主辦部門的經辦人外出，將文件壓在抽屜裏，又無人催辦，致使文件超過規定的上報時間，壓文達十個月之久。對此，省府領導同志嚴肅批評了主辦部門，主辦部門向省府寫了檢查報告。辦公廳也認真總結了沒有及時催辦的教訓，決定在人手不足的情況下，確定一人專管國務院文件的辦理，從而有了逐步的改進。
三、逐步建立健全了一套辦文制度。在國務院文件實行專人辦理後，我們又相繼建立了包括文件的分發、批辦、翻印、催辦、清退等環節的一套規章制度。(一)文件的分發(略)。(二)文件的批辦。收到國務院文件後，先由辦理文件的同志提出擬辦意見，送秘書長閱批(秘書長不在時，由辦公廳主任批辦)。根據秘書長或廳主任批註的意見，組織辦理。基本做到了當天收文，當天批辦，當天分發。(三)文件的翻印。省府確定，凡是需要各級政府或各企事業單位貫徹執行的，都要立即原樣翻印下發，使下邊都能及時看到文件，儘早貫徹執行。翻印下發的時間最遲不超過三天。急件突擊印發，一般不超過一天。翻印下發的範圍分地師級和縣團級。地師級發各行署、市政府和省直各部門。縣團級發各縣政府和縣以上廠礦企事業單位。發濟南軍區和山東省軍區的文件，除國務院已有規定的外，均按固定份數發給。(四)文件的催辦。在國務院文件中約有百分之七十左右，需要結合本省情況提出貫徹意見。要求由主辦部門代省府擬稿，形成文件，由省府下達。有的經省府審閱同意後，由部門發文，也有的通過召開全省專業性會議進行傳達貫徹。對其他不需要搞貫徹意見的文件，由省府明確牽頭部門，具體組織貫徹實施。為了加快文件的辦理，從一九七八年下半年，建立了催辦制度。催辦形式有兩種，一是電話催辦；一是發催辦單催辦。每次催辦都作記錄。若是急件，則要求限期完成。此外，還規定每季度都要將文件辦理情況向省委、省府負責同志匯綜簡報一次。半年和年終檢查總結一次。(五)文件的清退。一九七九年規定，各地、市、縣和省直各部門，每個文件留存二份，其餘的都退省府統一監銷。經過實踐，覺這種種辦法尚有不足之處。一是各地市縣每年都要派車來省退文件，耗費人力、物力太大；二是不利於工作。特別是一些法規、條例，以及其他需要長期貫徹執行的文件，如果一年就全清退銷毀了，會影響使用。因此，從一九八○年改為除了機密文件按規定清退外，其他的文件由各地、市、縣、省直各部門自行妥善保管和銷毀。但每年要將情況向省政府辦公廳報告一次。
今年一至十月，國務院發我省國務院文件一百五十一件(含國務院、中央軍委文件)。其中需要提出貫徹意見，應該辦理的一百零九件。現已辦結的一百件，正在辦的九件。因問題複雜，涉及面廣，辦理時間超過兩個月的有二件。收到國務院辦公廳文件四十件，其中需要辦的十八件，已辦結的十七件。收到國函和國辦函三十二件，現都已辦完。收到國閱和參閱文件十二件，都已做了處理。
幾年來，我們對國務院文件的辦理工作方面，雖然建立了一些制度，做了些工作，但距形勢發展的要求有很大差距。有些文件的辦理時間較長，部門之間互相推諉、互相扯皮的現象也時有發生。再是文件下發後的貫徹執行情況，還缺乏及時地檢查了解。這些問題，都需要結合機構改革，進一步研究解決。
以上報告如有不當，請指示。
山東省人民政府辦公廳
一九八二年十一月十七日