京政發[2001]12號
各區、縣人民政府，市政府各委、辦、局，各市屬機構：
現發佈《北京市實施＜國家行政機關公文處理辦法＞細則》，自2001年5月1日起施行。1994年9月28日市政府辦公廳發佈，1994年10月1日起施行的《北京市實施＜國家行政機關公文處理辦法＞細則》同時廢止。
二〇〇一年三月二十七日
北京市實施《國家行政機關公文處理辦法》細則
第一章 總則
第一條 為使本市國家行政機關（以下簡稱行政機關）的公文處理工作規範化、制度化、科學化，提高公文處理工作的品質和效率，根據國務院發佈的《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》），結合本市實際，制定本細則。
第二條 本細則適用於本市各級行政機關的公文處理工作。
第三條 行政機關的公文（包括電報，下同），是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規範體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。
第四條 公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。
第五條 公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全；必須嚴格執行國家保密法律、法規和其他有關規定。
第六條 各級行政機關的負責人應當高度重視公文處理工作，模範遵守《辦法》及本細則，並加強對本機關公文處理工作的領導和檢查。
第七條 各級行政機關的辦公廳（室）是公文處理的管理機構，主管本機關的公文處理工作並指導下級機關的公文處理工作。
第八條 各級行政機關的辦公廳（室）應當設立文秘部門或者配備專職人員負責公文處理工作。
第二章 公文種類
第九條 行政機關的公文種類主要有：
（一）命令（令）
適用於依照有關法律公佈行政法規和規章；宣佈施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員。
（二）決定
適用於對重要事項或者重大行動做出安排；獎懲有關單位及人員；變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。
（三）公告
適用於向國內外宣佈重要事項或者法定事項。
（四）通告
適用於公佈社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。
（五）通知
適用於批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文；傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項；任免人員。
（六）通報
適用於表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。
（七）議案
適用於各級人民政府按照法律程式向同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項。
（八）報告
適用於向上級機關彙報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。
（九）請示
適用於向上級機關請求指示、批准。
（十）批復
適用於答復下級機關的請示事項。
（十一）意見
適用於對重要問題提出見解和處理辦法；明確要求下級機關貫徹執行；報請上級機關予以批轉或者轉發。
（十二）函
適用於不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批准和答復審批事項。
（十三）會議紀要
適用於記載、傳達會議情況和議定事項。
第三章 公文格式
第十條 公文一般由秘密等級、保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件説明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成。
（一）涉及國家秘密的公文，應當在首頁右上方標明密級和保密期限。密級與保密期限並排，中間以“★”隔開；“絕密”、“機密”級公文應當在首頁左上方標明份數序號。
（二）涉及國家秘密的公文，如有具體保密期限應當明確標注；凡未標明或者未通知保密期限的國家秘密事項，其保密期限按照絕密級事項30年、機密級事項20年、秘密級事項10年認定。
（三）緊急公文，應當根據緊急程度在首頁右上方分別標明“特急”、“急件”。其中電報應當根據緊急程度分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
（四）發文機關標識，應當使用發文機關全稱或者規範化簡稱。聯合行文，主辦機關名稱應當排列在前；如聯合行文機關過多，應當保證公文首頁顯示正文。
（五）發文字號，包括發文機關代字、年份、序號，應當在首頁發文機關標識下方標明，年份、序號使用阿拉伯數位標識。聯合行文，只標明主辦機關發文字號；非主辦機關可以在會簽文稿時，自編文號，內部掌握，以便傳遞、整理（立卷）和歸檔。
（六）上報的公文，應當註明簽發人、會簽人姓名。簽發人姓名平行排列於發文字號右側。聯合上報的公文，主辦機關簽發人姓名排列在前，其他機關簽發人姓名在主辦單位簽發人姓名之下，按發文機關順序依次排列。
（七）公文標題，應當準確簡要地概括公文的主要內容並標明公文種類，一般應當標明發文機關。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不使用標點符號。
（八）主送機關，指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規範化簡稱、統稱。
（九）公文附件，指對正式公文具有補充、説明性的附加文字材料，應當在正文之後、成文日期之前註明附件順序和名稱。附件順序使用阿拉伯數位，附件名稱後不加標點符號。
（十）公文除“會議紀要”和以電報形式發出的以外，應當加蓋印章。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；聯合下發的公文，發文機關都應當加蓋印章。單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，用印應當上不壓正文，下壓成文日期；聯合行文需加蓋兩個以上印章時，主辦機關印章在前，其他機關印章按順序排列。
（十一）成文日期，以本機關負責人簽發的日期為準，聯合行文以最後簽發機關負責人的簽發日期為準；會議決定的事項以會議通過日期為準；電報以發出日期為準。成文日期使用漢字，並標全年、月、日；零寫為“○”。
（十二）公文附注，指需要説明的其他事項，應當加括弧在成文日期左下方標注。
（十三）公文應當標注主題詞。上報的公文按照上級機關的要求標注主題詞。主題詞在公文的抄送欄之上標注。
（十四）抄送機關，指除主送機關外需要執行或者知曉公文的其他機關，應當使用全稱或者規範化簡稱、統稱。
（十五）印發機關名稱和印製日期，應當在抄送欄之下標明，無抄送機關在主題詞之下標明。
（十六）上報的請示性公文，應當在印發機關名稱和印製日期之下註明聯繫人的姓名和電話。
（十七）文字從左至右橫寫、橫排。
第十一條 公文中各組成部分的標識規則，參照《國家行政機關公文格式》國家標準及《北京市國家行政機關實施〈國家行政機關公文格式〉印製標準（試行）》執行。
第十二條 公文用紙一般採用國際標準A4型（210毫米×297毫米），左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。
第四章 行文規則
第十三條 行文應當確有必要，注重效用。
第十四條 行文關係根據隸屬關係和職權範圍確定，一般不得越級請示和報告。
第十五條 下級機關應當向直接上級機關請示和報告；因特殊情況必須越級請示和報告的，應當抄送被越過的上級機關，並註明理由。向下投機關的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。
第十六條 向上級機關報送公文，內容應當為需要報告的重大事項，上級機關要求報告辦理情況的事項，須經上級機關審批或者決定的事項。
第十七條 政府及其各部門應當主動處理職權範圍內的事務。屬於政府部門直接辦理的事項，同級政府其他部門和下一級政府應當直接向主管部門行文。須經政府審批的事項，經政府批准也可以由政府部門行文，文中應當註明經政府批准。
第十八條 凡本部門職權範圍內能夠解決或者通過部門間協商可以解決的事項，一般不要請示上級機關；凡本部門發文或者若干部門聯合發文能夠解決的事項，不得要求上級機關批轉或者轉發。
第十九條 政府部門在職權範圍內可以相互行文，可以向下一級政府的相關業務部門行文。政府部門除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文；如需行文，應當報請本級政府批轉或者由本級政府辦公廳（室）轉發；因特殊情況確需直接向下一級政府正式行文的，應當報經本級政府同意，並在文中註明經政府同意。
第二十條 政府部門內設機構除辦公廳（室）外，不得對外正式行文。部門內設機構不得向本部門以外的其他機關制發政策性和規範性文件，不得代替部門審批下達應當由部門審批下達的事項；與相應的其他機關聯繫工作確需行文，應當以函的形式行文。
第二十一條 政府部門下屬單位應當以政府部門名義向同級政府報送公文。
第二十二條 同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯合行文；政府與同級黨委和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業單位也可以聯合行文。
第二十三條 聯合行文機關不宜過多。行政機關聯合行文應當明確主辦機關，主辦機關排列在前、先簽署意見，其他機關依次會簽；一般不使用複印件會簽。行政機關與同級或者相應的黨的機關、軍隊機關、人民團體聯合行文，按照黨、政、軍、群的順序排列。
第二十四條 部門之間對有關問題未經協商一致，或者未經上級機關批准裁決的，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關應當責令糾正或者撤銷。
第二十五條 “請示”應當一文一事；一般只寫一個主送機關；需要同時抄送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關，也不得抄送個人。
第二十六條 “請示”與“報告”必須嚴格分開，不得在“報告”中夾帶請求批示或者批准的事項。
第二十七條 請求上級機關批轉或者發文的事項，應當在“請示”中説明發文依據、理由，並附代擬稿。
第二十八條 除上級機關負責人直接交辦的事項並要求直接報送外，不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。
第二十九條 受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明主送機關和抄送機關。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一上級機關。
第三十條 不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題，向有關主管部門請求批准，或者有關主管部門向來文機關答復請求批准的事項，應當使用“函”，不得使用“請示”或者“批復”。
第五章 發文辦理
第三十一條 發文辦理指以本機關名義制發公文的過程，包括草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等程式。
第三十二條 草擬公文應當做到：
（一）符合國家法律、法規、規章及其他有關規定。如提出新的政策、規定等，要與現行政策、規定銜接，應當切實可行並加以説明。
（二）情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規範，標點正確，篇幅力求簡短。
（三）公文的文種應當根據行文目的、發文機關的職權以及與主送機關的行文關係確定。
（四）擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，並根據實際需要確定緊急程度。
（五）人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，後引發文字號。引用外文應當註明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。
（六）結構層次序數，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。
（七）應當使用國家法定計量單位。
（八）公文使用非規範化簡稱，應當先使用全稱並註明簡稱；使用國際組織外文名稱或者其縮寫形式，應當在第一次出現時註明準確的中文譯名。
（九）公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、片語、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。
第三十三條 擬制公文，對涉及其他部門職權範圍內的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商，協辦部門要積極配合，取得一致意見後方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負責人應當出面協調。經協調仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據，提出建設性意見，並與有關部門會簽後報請上級機關協調或者裁定。
上報的請示性公文，主辦部門應當附上與其他部門協商一致或者不同意見的書面材料。
第三十四條 公文送負責人簽發前，應當由辦公廳（室）進行審核。審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合《辦法》及本細則規定的公文種類、公文格式、行文規則和擬制公文的有關要求。
第三十五條 以本機關名義制發的上報公文，由主要負責人（指行政機關的正職或者主持工作的負責人）簽發。以本機關名義制發的命令（令）由本機關正職負責人簽發，制發的決定、公告、通告由主要負責人簽發，制發的其他公文由主要負責人或者由其授權的其他負責人簽發。
第三十六條 會簽公文，主辦機關應當送會簽機關文秘部門按公文辦理程式會簽。
第三十七條 公文正式印製前，文秘部門應當進行復核。復核的重點是：審批、簽發手續是否完備，附件材料是否齊全，公文格式是否統一、規範等。經復核需要對文稿進行實質性修改的，應當按程式複審。
第六章 收文辦理
第三十八條 收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程式。
第三十九條 文秘部門對收到的公文應當及時登記、審核。審核的重點是：是否應當由本機關辦理；是否符合行文規則；內容是否符合國家法律、法規及其他有關規定；涉及其他部門或者地區職權範圍內的事項是否已協商、會簽；使用公文文種、公文格式是否規範。
第四十條 經審核，對符合《辦法》及本細則規定的公文，文秘部門應當及時提出擬辦意見報負責人批示、閱知，或者轉請有關部門辦理、閱知。對屬於部門職權範圍內的事項或者經上級機關授權、委託由部門辦理的事項，應當直接轉請有關部門辦理；需要兩個以上部門辦理的公文，應當明確主辦部門；緊急公文，應當明確辦理時限。
對不符合《辦法》及本細則規定的公文，經本機關辦公廳（室）負責人批准後，退回呈報部門並説明理由。
第四十一條 承辦部門收到交辦的公文，應當及時處理，並將辦理情況告知交辦部門或者呈報部門，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以説明。對不屬於本部門職權範圍或者不宜由本部門辦理的，應當及時退回交辦部門並説明理由。
第四十二條 報負責人批示的公文，負責人應當及時批示。負責人審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；對沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。
第四十三條 負責人批示或者轉請有關部門提出辦理意見的公文，批示或者辦理後，不得隨意橫傳，應當及時退回文秘部門，由文秘部門按規定程式處理。
第四十四條 報負責人批示或者轉請有關部門辦理的公文，文秘部門要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦，防止積壓、延誤。
第四十五條 市政府各部門對市政府文件、市政府辦公廳文件和市政府負責人批示、市政府辦公廳交辦公文的辦理：
（一）市政府文件、市政府辦公廳文件中要求報告執行情況，凡明確提出時限要求的，主管部門應當按時限要求及時將執行情況書面報告市政府辦公廳。
（二）對市政府辦公廳分發或者翻印的國務院文件、國務院辦公廳文件，應當認真貫徹。確需由市政府行文作具體部署的，主管部門應當結合本市實際，提出貫徹意見，並代擬文稿報送市政府辦公廳。
（三）對市政府負責人批請有關部門研究提出意見或者市政府辦公廳轉請有關部門研究提出意見的公文，凡明確提出時限要求的，應當按規定時限要求辦理。緊急公文應當在1至2個工作日內、非緊急公文應當在5個工作日內將書面意見報送市政府辦公廳；確因情況特殊不能按時辦理完畢的，應當及時向市政府辦公廳報告。突發事件以及國家法律、法規另有規定的事項除外。
對需要貫徹執行的國務院文件、國務院辦公廳文件，依照上述原則辦理。
第四十六條 市政府辦公廳建立執行《辦法》及本細則的報告制度和通報制度，報告和通報有關情況。
第四十七條 各區、縣政府和市政府各工作部門向市政府、市政府辦公廳報送公文為一式5份。一般公文不超過3000字。
第七章 公文歸檔
第四十八條 公文辦理完畢後，應當根據《中華人民共和國檔案法》和《機關檔案工作條例》等有關規定，及時將公文形成過程中的正本、定稿、重要稿件和有關材料整理（立卷）、歸檔。其中與公文並辦的電報隨同公文一起整理（立卷）。個人不得保存應當歸檔的公文。
第四十九條 歸檔範圍內的公文，應當根據其相互聯繫、特徵和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機關的主要工作情況，便於保管和利用。
第五十條 聯合辦理的公文，原件由主辦機關整理（立卷）、歸檔，其他機關保存複製件或者其他形式的公文副本。
第五十一條 本機關負責人兼任其他機關職務，在履行所兼職務職責過程中形成的公文，由其兼職機關整理（立卷）、歸檔。
第五十二條 歸檔範圍內的公文，要確定保管期限，按照有關規定定期向檔案部門移交。
第五十三條 擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。
第八章 公文管理
第五十四條 公文由文秘部門或者專職文秘人員統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀。
第五十五條 文秘部門應當建立健全本機關公文處理的有關制度。
第五十六條 上級機關的公文，除絕密級和註明不準翻印的以外，下一級機關經負責人或者辦公廳（室）主任批准，可以翻印。翻印時，應當註明翻印的機關、日期、份數和印發範圍。
未經市政府轉發、翻印或者市政府辦公廳同意，不得自行轉發、翻印國務院文件、國務院辦公廳文件。
第五十七條 公開發佈行政機關公文，必須經發文機關批准。經批准公開發佈的公文，同發文機關正式印發的公文具有同等效力。
第五十八條 傳遞秘密公文，必須採取保密措施，確保安全。利用電腦、傳真機等傳輸秘密公文，應當安裝加密裝置；絕密級公文不得使用電腦、傳真機傳輸。
第五十九條 公文複印件作為正式公文使用時，應當加蓋影印機關證明章，視同正式公文管理。
第六十條 公文被撤銷，視作自始不産生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不産生效力。
第六十一條 機關合併時，全部公文應當隨之合併管理。機關撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）後按有關規定移交檔案部門。
第六十二條 工作人員調離工作崗位時，應當將個人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。
第六十三條 不具備歸檔和存查價值的公文，應當經過鑒別和辦公廳（室）負責人批准，定期銷毀。
第六十四條 銷毀秘密公文，應當到指定地點由二人以上監銷，保證不丟失、不漏銷。其中，銷毀絕密（含密碼電報）、機密級公文應當嚴格履行登記手續。
第六十五條 密碼電報的使用和管理，按照有關規定執行。
第六十六條 行政機關印章的使用和管理，應當嚴格按照國務院及市政府的有關規定執行。使用印章，必須經本機關行政負責人批准。
（一)市政府、市政府辦公廳印章的使用：需要使用“北京市人民政府”印章的公文，必須經市長、副市長批准，或者經市政府常務會討論通過，並經市政府秘書長簽發。需要使用“北京市人民政府辦公廳”印章的公文，必須經市政府辦公廳主任或者主管副主任批准；內容重要的公文，必須報請市長、副市長或者市政府秘書長批准。
（二）市政府專用印章的使用：需要使用“北京市人民政府出國任務審批專用章”、“北京市人民政府土地登記專用章”、“北京市人民政府建設用地專用章”、“北京市人民政府行政復議專用章”、“北京市人民政府辦理建議提案專用章”和市政府其他專用章的公文，必須經主管副市長或者市政府授權的市政府負責人批准。
第九章 附則
第六十七條 外事、行政規章方面的公文，除應當遵守《辦法》及本細則外，還應當依照有關部門的規定辦理。
第六十八條 本市國有企業、事業單位公文處理工作，可以參照《辦法》及本細則執行。
第六十九條 公文處理中涉及電子文件的有關規定另行制定。統一規定發佈之前，各級行政機關可以制定本機關或者本地區、本系統的試行規定。
第七十條 各級行政機關的辦公廳（室）對上級機關和本機關下發公文的貫徹落實情況應當進行督促檢查並建立督查制度。
有關規定另行制定。
第七十一條 本細則執行中的具體問題，由市政府辦公廳負責解釋。
第七十二條 本細則自2001年5月1日起施行。1994年9月28日市政府辦公廳發佈，1994年10月1日起施行的《北京市實施〈國家行政機關公文處理辦法〉細則》同時廢止。