北京市民防局 北京市檔案局關於印發《北京市人民防空工程建設審批檔案管理辦法》的通知

京民防發〔2015〕1號

各有關單位：

　　現將《北京市人民防空工程建設審批檔案管理辦法》印發你們，請在工作中嚴格遵照執行。

北京市民防局　北京市檔案局

2015年1月12日

北京市人民防空工程建設審批檔案管理辦法

第一章　總則

　　第一條　為規範人民防空工程(以下簡稱人防工程)建設審批檔案的管理工作，充分發揮人防工程建設審批檔案在人防工程建設管理中的重要作用，建立健全全市民防系統人防工程建設審批檔案管理體系，根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法，《北京市實施<中華人民共和國檔案法>辦法》，中華人民共和國住房和城鄉建設部《城建檔案業務管理規範》，中華人民共和國建設部、國家品質監督檢驗檢疫總局《建設工程文件歸檔整理規範》和人防工程建設管理的有關規定，結合本市實際，制定本辦法。

　　第二條　本辦法適用本市行政區域內人防工程建設審批檔案的形成、收集、整理、保管和提供利用工作。

　　第三條　本辦法所稱人防工程建設審批檔案，是指在固定資産投資項目結合修建人防工程建設審批過程中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表、圖紙、聲像、電子文件、實物等各種形式和載體的歷史記錄。

　　第四條　市民防局負責本市人防工程建設審批檔案的監督和管理工作。各區(縣)民防局負責所轄區域審批許可權範圍內人防工程建設審批檔案的監督和管理工作。

　　市和區(縣)人防工程建設審批檔案工作接受同級檔案行政管理部門的監督和指導。

　　第五條　市人防工程技術服務中心負責全市人防工程建設審批檔案的收集、整理、保管、數字化加工和提供利用工作。

　　各區(縣)民防局人防工程建設審批檔案的管理部門，負責所轄區域審批許可權範圍內人防工程建設審批檔案的收集、整理、保管和移交工作。

第二章　文件材料的收集與歸檔

　　第六條　本市民防系統各級人防建設管理業務部門(單位)負責本部門(單位)産生的人防工程建設審批歸檔文件材料收集工作。

　　本市民防系統各級人防建設管理業務部門(單位)應當將歸檔文件材料的形成、積累，納入人防工程建設管理的各個業務工作環節，納入有關人員的職責範圍。

　　第七條　人防工程建設審批文件材料的歸檔範圍主要包括下列內容：

　　(一)建設項目修建人防工程標準審查檔案；

　　(二)人防工程初步設計技術審查檔案；

　　(三)人防工程施工圖技術審查檔案；

　　(四)人防工程施工圖備案檔案；

　　(五)人防工程監督登記檔案；

　　(六)人防工程竣工驗收備案檔案。

　　歸檔範圍詳見附件1。

　　第八條　歸檔文件材料應當齊全完整，字跡清晰，圖表整潔，格式標準統一，簽字手續完備。

　　第九條　歸檔的文字材料幅面尺寸規格以A4幅面(297mm×210mm)為宜。

　　第十條　不同幅面的工程圖紙應當按照《技術製圖複製圖的折疊方法》(GB/10609.3-2009)的規定折疊成A4幅面，圖標欄露在外面。圖紙字跡必須清晰，圖幅必須完整。

　　第十一條　歸檔文件材料必須進行分類、排列，並組成符合要求的案卷(冊、盒)。

　　第十二條　各類歸檔文件材料組成案卷後，統一由市人防工程技術服務中心集中管理。

　　第十三條　人防工程建設審批檔案的保管期限為永久。

第三章　檔案的整理

　　第十四條　人防工程建設審批檔案的整理工作包括分類、組卷、案卷排列三個方面的內容。

　　第十五條　人防工程建設審批檔案應當採用“工程項目—類別—文件”的分類方法進行整理(類別代號詳見附件2)。

　　第十六條　人防工程建設審批檔案整理的工作程式

　　(一)排列卷內文件材料

　　各類別的卷內文件材料按照人防工程建設審批檔案歸檔範圍及排列順序(詳見附件1)排列，依次組成案卷。

　　(二)標注卷內文件材料頁號

　　1.每個案卷統一採用阿拉伯數字，從1開始用鉛筆依次逐頁標注在右下角，反面標注在左下角。圖紙折疊後，統一標注在圖紙的正面右下角；

　　2.無內容的頁面不得標注頁號。

　　(三)填寫案卷卷皮(卷皮式樣詳見附圖1)

　　立卷人應當將案卷卷皮上的工程項目名稱、建築棟號、防護單元編號、案卷題名、編制日期、保管期限、密級、微縮號、類別代號、形成年度、發文號、卷號等逐一填寫清楚。

　　(四)編制卷內文件目錄(目錄式樣詳見附圖2)

　　1.依據卷內文件材料的排列順序編制卷內文件目錄；

　　2.卷內文件目錄設置序號、文件題名、文號、編制單位、編制日期、頁次、備註等項目；

　　3.在卷內文件目錄中按排版列先後用阿拉伯數字從1開始依次標注序號；

　　4.在卷內文件目錄中填寫每件文件材料在本案卷的起始頁次。最後一份文件填寫起止頁號。

　　(五)填寫卷內備考表(備考表式樣詳見附圖3)

　　1.在“本卷情況説明”一欄中應當主要標明卷內各類文件材料的總頁數，填寫立卷時文件材料的完整程度和品質情況；

　　2.立卷人、檢查人必須簽名確認。

　　(六)數字化加工

　　1.數字化加工按照掃描文件、後期數據處理、數據質檢、數據驗收的程式進行；

　　2.掃描圖像文件順序應當與歸檔文件材料的排列順序一致，必須齊全完整、一一對應；

　　3.A3及以下幅面的檔案掃描採用彩色模式，A3以上幅面的檔案(工程圖紙)掃描採用灰度模式；

　　4.掃描解析度參數應當大於200dpi，掃描後的圖像文件頁面應當清晰、端正，不影響圖像的利用。

　　(七)裝訂

　　1.案卷裝訂採用“三孔一線”法，用棉白線於左側裝訂。裝訂必須整齊、牢固，便於保管和利用。裝訂後不得反頁、倒頁、壓字、掉頁；

　　2.圖紙裝訂時，視情在裝訂一側加墊厚紙板襯平；

　　3.案卷裝訂的排列順序為：案卷卷皮、卷內文件目錄、卷內文件材料、卷內備考表。

　　(八)編制案卷目錄(目錄式樣詳見附圖4)

　　1.歸檔文件材料應當依據人防工程建設審批流程編制案卷目錄；

　　2.案卷目錄設置案卷號、建設單位、建設地址、工程項目名稱、建築棟號、防護單元編號、類別代號、審批文件編號、編制單位、編制日期、卷數、備註等項目。

　　(九)裝盒

　　1.將裝訂好的案卷按卷號順序裝入檔案盒，並填寫檔案盒盒面、盒脊的項目(盒面、盒脊式樣詳見附圖5、6)；

　　2.檔案盒規格及監製。檔案盒外形尺寸為312mm×223mm(長×寬)，盒脊厚度為50mm。檔案盒採用無酸紙製作，封底下部印有“北京市民防局監製”字樣。

第四章　檔案的接收和移交

　　第十七條　本市民防系統各級人防建設管理業務部門(單位)産生的人防工程建設審批檔案，應當在業務工作完成後10個工作日之內，向市人防工程技術服務中心移交。

　　各區(縣)民防局形成的人防工程竣工驗收備案檔案，應當在工程竣工備案後1年內，向市人防工程技術服務中心移交。

　　第十八條　交接雙方應當嚴格履行交接手續，核對交接清單，填寫《人防工程建設審批檔案交接表》(詳見附件3)，雙方在交接表上簽名蓋章。

　　第十九條　人防工程建設審批檔案交接表一式兩份，一份由移交單位保存，一份由接收單位保存。

第五章　檔案的保管

　　第二十條　檔案庫房應當配備防火、防盜、防高溫、防潮、防霉、防塵、防光、防有害氣體、防有害生物的設施設備；配置滿足需要的檔案裝具。

　　第二十一條　檔案庫房應當有專人負責管理，嚴格執行檔案安全保管制度，經常檢查和記錄檔案保管狀況，確保檔案安全。

　　第二十二條　各級檔案管理部門應當定期對人防工程建設審批檔案的管理情況進行統計調查、整理分析，為領導和業務部門提供統計數據和分析資料。

　　第二十三條　市人防工程技術服務中心應當定期填報《人防工程建設審批檔案統計表》(詳見附件4)。統計表的內容主要包括檔案形成年度、各類別檔案數量等。

第六章　檔案的利用

　　第二十四條　民防系統內部工作人員利用人防工程建設審批檔案時，應當優先使用《人防工程建設審批系統》查詢電子檔案。除特殊情況外，不再提供紙質檔案借閱。

　　第二十五條　本市民防系統內部工作人員因工作需要將檔案實體借出時，借閱人應當填寫《人防工程建設審批檔案借閱登記表》(詳見附件5)方可借出。借閱人在使用過程中應當保證檔案的安全。

　　第二十六條　人防工程建設審批檔案實體的借出時間一般不得超過5個工作日，使用後應當及時歸還，如需繼續使用應當辦理續借手續。

　　第二十七條　社會公眾查閱人防工程建設審批檔案時，應當按照人防工程建設審批檔案的利用規定，辦理利用審批手續後，方可查閱。

　　第二十八條　市人防工程技術服務中心應當定期填報《人防工程建設審批檔案利用情況統計表》。統計表的內容包括查詢數量、查詢分類等(詳見附件6)。

第七章　獎勵與處罰

　　第二十九條　市、各區(縣)民防局對在人防工程建設審批檔案工作中做出顯著成績的單位和個人，應當給予表彰和獎勵。

　　第三十條　根據監察部、人社部、國家檔案局頒佈的《檔案管理違法違紀行為處理規定》，有下列行為之一的，由市、各區(縣)民防局對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予行政處分；構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任：

　　(一)無故延期或者不按照規定歸檔、報送的；

　　(二)塗改、偽造檔案的；

　　(三)檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的。

第八章　附錄

　　第三十一條　人防工程建設審批的電子檔案管理，按照《建設電子文件與電子檔案管理規範》的要求執行。

　　第三十二條　原形成的人防工程建設審批檔案的管理參照本《辦法》執行。

　　建設項目人民防空工程建設標準審查初步設計檔案、建設項目人民防空工程建設標準審查易地建設檔案、人防工程備忘錄檔案、人防工程竣工認可檔案卷內文件材料歸檔範圍及排列順序詳見附件7，類別代號詳見附件8。

　　第三十三條　本辦法自公佈之日起施行。2008年1月23日由北京市民防局發佈的《固定資産投資項目人民防空工程檔案編制與組卷辦法(試行)》(京民防發[2008]11號)同時廢止。